Door Ellen Oosterwijk
“Echt inzicht krijgen, daar gaat het om. Eerst dacht ik dat ik wel wist wat de uitkomst zou zijn, maar ik had het compleet bij het verkeerde eind”. – Marketing, Arch & Hook
Dit is één van de reacties die wij ontvingen na het volgen van onze nieuwste workshop genaamd: the Organized Brainstorm, en ja, het doet wat het zegt dat het doet, het organiseert je brein door middel van een gestructureerde brainstorm sessie.
Marije, onze UX/UI-consultant, is onze Marie Kondo. Voor degenen die de Japanse schoonmaakgoeroe kennen, zullen begrijpen hoe bevrijdend het is om je leven, letterlijk en figuurlijk, op een rijtje te zetten. Net als Marie Kondo, begint het geven van deze nieuwe workshop een hype te worden en daar wil ik ook deel van uitmaken. Ik wilde kijken of Marije mij duidelijkheid en structuur kon brengen. Hoewel ik al met veel enthousiasme geholpen heb bij het vormgeven, uitzetten en organiseren van de workshop, wilde ik de workshop zelf ook ervaren door het in te zetten voor één van de uitdagingen waarmee ik worstelde. Je weet wat ze zeggen: weet wat je verkoopt!
Eerder dit jaar begon ik in een nieuwe rol waarin ik de afdeling Customer Success verder mag helpen uitrollen. Als ik denk aan de uitspraak: ‘A happy wife is a happy life’, dan moet ik altijd lachen en vind ik dat wij dit ook op de werkvloer kunnen toepassen. Het is wel duidelijk dat ik niet getrouwd ben, maar toch meen ik wat ik zeg, als onze klanten en dus partners blij zijn, zijn wij bij Dynamic People ook blij.
Het moment waarop ik vastliep
De uitdaging waarmee ik werd geconfronteerd, was rond Customer Success. Hier heb ik de afgelopen weken veelvuldig onderzoek naar gedaan. Ik heb mijn collega’s geschaduwd en geïnterviewd en ben door alle systemen gespit om informatie over dit onderwerp te verzamelen. Ik probeerde het grotere geheel te zien om zo een game plan te maken voor het komende jaar. Daar zat ik dan, op een schatkist aan informatie, maar geen idee wat er nu allereest moest gebeuren. Het voelde chaotisch en ik was niet zeker van mijn volgende stap. Ik had de redding van Marije Kondo nodig en plande een sessie met haar in.
Prep-step
Om mij door de chaos te loodsen stuurde Marije mij en een paar aangewezen collega’s van tevoren een enquête. Vragen als: Hebben wij een duidelijk doel? Wat is ons ideale eindstation? Wat is het grootste probleem waar wij nu mee te maken hebben? …en nog meer validerende en open vragen. Ingevuld en wel zaten wij de volgende dag klaar voor de sessie.
De eerste eyeopener
Met een grote glimlach op haar gezicht liet Marije ons de enigszins verrassende resultaten van de enquête zien. Het is duidelijk dat we totaal niet op één lijn zaten. Het besef dat mijn collega’s prioriteit gaven aan andere aspecten van hetzelfde onderwerp, liet mij inzien dat dit mogelijk de oorzaak was van een trage voortgang en verwarring rondom het project. Ik bedoel, de uitdaging die wij als organisatie hebben, bestaat immers al geruime tijd. Het daadwerkelijk inzien deed mij de schellen van de ogen doen vallen. Dit moest tot op de bodem worden uitgezocht.
Plak alles uit het hoofd op een plakbriefje
Om structuur te creëren moet je eerste ruimte maken. Marije stelde ons een reeks vragen en wij schreven alles wat wij maar konden bedenken op. Na de braindump was het tijd om alles wat wij hadden opgeschreven te categoriseren en visueel te structureren. Dit is wat ik bedoel met Marie Kondo. Zij adviseert ook jouw kleding op een grote stapel te leggen, te categoriseren, beslissen wat je wil houden en dan visueel mooi en netjes weg te bergen. Een kind kan de was doen, zou je denken. Het duurde iets meer dan een uur, maar uiteindelijk hadden we alles helder voor ogen en waren wij het zelfs eens met de output! Ik voelde mij ontspannen maar tegelijkertijd ook energiek. Eindelijk, we komen ergens en voel je het draagvlak!
Het einde is in zicht
Kijkend naar de plaknotities was het duidelijk. Elke categorie liet zien waar de organisatorische discrepanties zaten. Door de hersencapaciteit op te ruimen en extra denkvermogen vrij te maken, hadden wij uit de zelf aangewezen categorieën direct ook een ideale situatie geformuleerd. Met de content moesten we tot slot de context nog identificeren. Alle betrokkenen die onderdeel zijn of geraakt worden door dit onderwerp moesten wij omschrijven en prioriteren. Als je een helder doel voor ogen hebt, moet je weten op wie het invloed heeft. Verrassend genoeg waren dat er meer dan dat ik in eerste instantie had gedacht.
De takeaway
In twee uur tijd leidde Marije ons van chaos naar orde en vooral richting rust. We hadden overzicht, geconsolideerde kennis en inzicht om de uitdaging aan te gaan. De Organised Brainstorm biedt in mijn ogen de basis voor ieder toekomstig projecten. De routekaart naar succes. Het maakt niet uit wat voor problemen, uitdagingen of zelfs kansen je hebt, na een sessie voel je hands-on mentaliteit om er mee aan de slag te gaan.
Marije Kondo bedankt!
Heb jij ook een doel voor ogen en wil je zeker weten dat je alles via verschillende brillen hebt bekeken? Heb je een uitdaging en weet je niet waar te beginnen? Wil je ergens over brainstormen? Je kunt mij mailen op ellen.oosterwijk@be-empowered.nl / ellen.oosterwijk@dynamicpeople.com
