Het is feest!

Verjaardagen, jubilea of contract vernieuwen, het is bijna niet bij te houden wanneer er wat te vieren is. Bij Dynamic People kregen wij via Team Leads te horen dat een notificatie op zijn tijd best gewenst zou zijn zodat er genoeg ruimte is om wat te bedenken of organiseren. Dat laat Be Empowered zich geen twee keer horen. Dat vraagt om een Power App!

 

Een Cloud Flow kan ook feestelijk inzetbaar zijn

In een korte sessie met de HR-manager hebben wij bepaald hoe wij dit vorm zouden kunnen geven. Het idee kwam al snel om een Cloud Flow op te bouwen die dagelijks de gegevens van alle medewerkers ophaalt die bijna jarig zijn en een berichtje met de namen te sturen naar de teamleads. Nu weten wij dat een Cloud Flow naar nog veel meer datumvelden kan kijken en hebben wij besloten om de oplossing breder op te zetten. Dit waren onze ‘requirements’:

  • Wij willen notificaties kunnen versturen over de volgende gebeurtenissen (datumvelden) en dit moet uit te breiden zijn. Wij kozen voor onze Jubilea App voor de volgende velden:
    • Verjaardagen
    • Werk jubilea
    • Einddatum contract
  • De volgende functionaliteiten moeten instelbaar zijn:
    • Het aantal dagen vóór de gebeurtenis
    • Werkjubilea en het aantal jaar van indiensttreding zoals 1-, 5- of 10-jarige jubliea
    • Berichten versturen via mail of Teams
    • Ontvangers
    • Berichttekst
  • Notificatiesbeheer moet mogelijk zijn in de mobiele app
  • De oplossing moet werken binnen de bestaande HR-omgeving

Power Platform Party

Dankzij het Power Platform en de low code no code mogelijkheden hebben wij binnen één week de Power App gerealiseerd. De volgende componenten zaten daar in:

  • Één custom tabel waarin het schema van de notificatie bepaald wordt. Hier wordt vastgelegd:
    • Type (verjaardag/jubileum/einde contract)
    • Kanaal (mail/Teams)
    • Dagen voor gebeurtenis (als bijvoorbeeld 5 wordt ingevuld voor een verjaardag notificatie, ontvangen de ontvangers een bericht wanneer er over 5 dagen een collega jarig is)
    • Aantal jaar sinds indiensttreding (alleen in geval van jubilea)
    • Ontvangers
    • Onderwerp (alleen in geval van mail notificaties)
    • Bericht tekst
  • De Anniversary Notification Manager: een Canvas App waarin de notificatieschema’s kunnen worden beheerd
  • Één Cloud Flow per type notificatie die het volgende doet:
    • Notificatieschema’s ophalen van het specifieke type (dit kunnen er meerdere zijn, bijv. jubileum 30 dagen van te voren en jubileum 10 dagen van te voren)
    • Per schema alle collega’s ophalen die aan de voorwaarden van het schema voldoen
    • Per schema naar alle ontvangers een bericht stuurt met de lijst met collega’s die aan de voorwaarden van het schema voldoen

 

De app is zo simpel mogelijk gehouden, zodat het beheer van de notificaties amper tijd kost. Tekst voor de notificaties wordt automatisch gegenereerd, maar is aanpasbaar om het bericht persoonlijker te maken. De app bestaat uit drie schermen: een loading scherm, een overzicht van alle notificatieschema’s, en een pagina om een schema aan te passen of aan te maken. Het laatste scherm past zich aan naar aanleiding van wat er wordt ingevuld. Een kleine impressie

spreekt meer dan duizend woorden:

Laad scherm

Overzicht

Maken/aanpassen notificatie:

Generieke oplossing voor de unieke medewerker

De opzet van de oplossing is vrij generiek, maar kan worden ingezet voor verschillende doeleinden. Het maakt niet uit welke tabel aan informatie je toevoegt, jij bepaalt welke momenten binnen de organisatie van belang zijn. Laat belangrijke momenten nooit meer aan je neus voorbij gaan! Wil jij deze App ook? Neem dan contact op met ons via info@be-empowered.nl

MORE RELEVANT NEWS

Meet the Team: Niels Minnee

Meet the Team: Niels Minnee

Be Empowered (label van Dynamic People) bestaat uit een stel Microsoft Power Platform enthousiastelingen met een ambitie mensen en organisaties te ondersteunen in hun innovatieproces. Vandaag stellen we je voor aan Niels...

Lees meer
Meet the team: Ellen Oosterwijk

Meet the team: Ellen Oosterwijk

Be Empowered (label van Dynamic People) bestaat uit een stel Microsoft Power Platform enthousiastelingen met een ambitie mensen en organisaties te ondersteunen in hun innovatieproces. Vandaag stellen we je voor aan Ellen...

Lees meer
Meet the team: Victor Sijtsma

Meet the team: Victor Sijtsma

Be Empowered (label van Dynamic People) bestaat uit een stel Microsoft Power Platform enthousiastelingen met een ambitie om mensen en organisaties te ondersteunen in hun innovatieproces. Leuk, die enthousiastelingen, maar...

Lees meer

Get in Touch

Accelerate your innovation capacity