Een Cloud Flow kan ook feestelijk zijn

In een korte sessie met de HR-manager hebben wij bepaald hoe wij dit vorm zouden kunnen geven. Het idee kwam al snel om een Cloud Flow op te bouwen die dagelijks de gegevens van alle medewerkers ophaalt die bijna jarig zijn en een berichtje met de namen te sturen naar de teamleads. Nu weten wij dat een Cloud Flow naar nog veel meer datumvelden kan kijken en hebben wij besloten om de oplossing breder op te zetten. Dit waren onze ‘eisen’:

• Wij willen notificaties kunnen versturen over de volgende gebeurtenissen (datumvelden) en dit moet uit te breiden zijn. Wij kozen voor onze Jubilea App voor de volgende velden:
  • Verjaardagen
  • Jubilea
  • Einddatum contract
• De volgende functionaliteiten zijn configureerbaar:
  • Het aantal dagen voor het evenement
  • Werkjubileum en aantal dienstjaren zoals bijvoorbeeld 1, 5 of 10 jarig jubileum
  • Berichten verzenden via e-mail of Teams
  • Ontvangers
  • De tekst van het bericht
• Meldingsbeheer in de mobiele app
• En de oplossing moet werken binnen de bestaande HR-omgeving

Power Platform Party

Dankzij het Power Platform en de low code no code mogelijkheden hebben wij binnen één week de Power App gerealiseerd. De volgende componenten zaten daar in:

• Één custom tabel waarin het schema van de notificatie bepaald wordt. Hier wordt vastgelegd:
  • Type (verjaardag/jubileum/einde contract)
  • Kanaal (mail/Teams)
  • Dagen voor gebeurtenis (als bijvoorbeeld 5 wordt ingevuld voor een verjaardag notificatie, ontvangen de ontvangers een bericht wanneer er over 5 dagen een collega jarig is)
  • Aantal jaar sinds indiensttreding (alleen in geval van jubilea)
  • Ontvangers
  • Onderwerp (alleen in geval van mail notificaties)
  • De tekst van het bericht
• De Anniversary Notification Manager: een Canvas App waarin de notificatieschema’s kunnen worden beheerd
• Één Cloud Flow per type notificatie die het volgende doet:
  • Notificatieschema’s ophalen van het specifieke type (dit kunnen er meerdere zijn, bijv. jubileum 30 dagen van te voren en jubileum 10 dagen van te voren)
  • Per schema alle collega’s ophalen die aan de voorwaarden van het schema voldoen
  • Per schema naar alle ontvangers een bericht stuurt met de lijst met collega’s die aan de voorwaarden van het schema voldoen

De app is eenvoudig gehouden, zodat het beheren van de notificaties nauwelijks tijd kost. Tekst voor de meldingen wordt automatisch gegenereerd, maar kan worden aangepast om het persoonlijker te maken. De app bestaat uit drie schermen: een laadscherm, een overzicht van alle meldingsschema’s en een pagina om een meldingsschema aan te maken of bij te werken. De laatste schermformat’s zijn gebaseerd op wat er wordt ingevoerd. Een kleine impressie