In deze blog neem ik jullie mee in een mogelijkheid tot digitalisering van interne events, via jullie standaard Office365 licenties. Wat veel mensen niet weten is dat het Microsoft Power Platform ook de mogelijkheid heeft om gebruik te maken van de Bot module, Power Virtual Agent, binnen Microsoft Teams. Dankzij deze integratie kunnen er mooie oplossingen worden gebouwd.
De oplossing die ik deel in deze blog heeft te maken met de hackathon die wij in december hebben georganiseerd. Mijn collega Stefan heeft hier al eerder een blog over geschreven. Voor de organisatie van deze hackathon werd gecommuniceerd via mail, van uitleg tot inschrijving. Dit werd vervolgens weer geregistreerd in Excel. Maar wat als wij dit proces gaan automatiseren. Hoe ziet dit er uit?
Aanzetten Power Virtual Agent binnen Microsoft Teams
Binnen Microsoft Teams kun je het aanmaken van een bot starten door middel van het klikken op de drie puntjes in het menu en vervolgens zoeken op Power Virtual Agent.
Na het openen van de Power Virtual Agent via Microsoft Teams kan een nieuwe bot worden aangemaakt, of een bestaande bot geopend.
Na het aanmaken van de nieuwe bot kan een nieuw topic worden aangemaakt, die ik ‘Hackathon’ noem. Dit topic kan straks getriggerd worden, door verschillende triggerzinnen. Hier kunnen dus meerdere oplossingen binnen één bot gebouwd worden (HR, kerstpakketten, etc) die ieder gestart kunnen worden d.m.v. verschillende triggerzinnen.
Het inrichten van de bot
Wanneer wij de bot gaan inrichten is, na wat algemene tekst, de eerste stap het ophalen van informatie. Deze informatie wordt in mijn geval opgehaald vanuit een SharePoint lijst, waar alle hackathon sessies geregistreerd staan. Dit doe ik d.m.v. een actie via Power Automate.
Belangrijk voor deze flow is dat ik een gestructureerd overzicht terug wil krijgen vanuit SharePoint. Dit doe ik door een initialize variable toe te voegen van het type String. Binnen deze variabele voeg ik, binnen de ‘Value’, kolomheaders van mijn SharePointlijst toe, gevolgd door een enter en ‘| :–|’ voor elke kolomheader.
Voor het toevoegen van de string variabele worden de dynamische velden, en vervolgens de juistekolommen geselecteerd die ik in een tabel terug wil zien.
Als deze stappen zijn doorlopen kan het resultaat terug worden gegeven aan Power Virtual Agent.
Binnen de bot kan vervolgens de vraag worden gesteld of de gebruiker zich wilt inschrijven voor één van de hackathon sessies.
Wanneer de gebruiker alleen informatie wilt, dan wordt de bot gestopt, zodra ze op ‘Nee’ klikken. Anders wordt de gebruiker gevraagd voor welk sessienummer hij zich wil inschrijven.
Met het antwoord wat de gebruiker opgeeft wordt een nieuwe Power Automate flow gestart, waarbij het resultaat van de inschrijving wordt weggeschreven in een tweede sharepointlijst.
Binnen het ophalen van de items vindt een filtering plaats, waarbijalleen het opgegeven sessienummer van de hackathon wordt opgehaald.. Er is geen output in deze stap terug naar Power Automate, waardoor de bot gereed is voor het opslaan en publiceren.
Uitvoeren van de bot
Nadat de bot is gepubliceerd kan deze gestart worden in Microsoft Teams.
In een overzicht worden alle hackathon sessies getoond en de gebruiker heeft de mogelijkheid tot het inschrijven op één van deze sessies.
Oplossing op meerdere manieren in te zetten
De oplossing is op veel manieren in te zetten, zoals bijvoorbeeld voor het uitzoeken van kerstgeschenken door medewerkers of voor het organiseren en registreren van ideeën of bedrijfsuitjes.
Vragen?
Heeft u hulp nodig bij één van uw uitdagingen of wensen?
Neem dan contact op met info@be-empowered.nl
